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Desk Sharing einrichten
was wirklich funktioniert

Q: Wie viele Schreibtische brauche ich beim Desk Sharing?

Die Faustregel: 6 bis 7 Schreibtische für 10 Mitarbeitende, wenn die Anwesenheitsquote bei 60 bis 70 Prozent liegt. Bei höherer Flexibilität kann die Quote tiefer sein. Wichtig: Immer Puffer einplanen und Meetingräume sowie Lounge-Bereiche als Alternativen mitrechnen.

Q: Was braucht jeder Mitarbeitende beim Desk Sharing?

Jeder Mitarbeitende braucht einen persönlichen Stauraum, in dem persönliche Gegenstände und Arbeitsmaterial sicher verstaut werden können. Ein abschließbares Schließfach ist die häufigste Lösung. Dazu ein mobiles Set mit allem, was täglich gebraucht wird: Laptop, Headset, Maus und ein kompakter Organizer.

Q: Wie halte ich einen Desk Sharing Arbeitsplatz sauber?

Die wichtigste Regel: Clean Desk Policy. Jeder Mitarbeitende räumt am Ende des Tages alles vom Tisch. Persönliches kommt ins Schließfach, nichts bleibt auf dem Tisch. Das funktioniert nur, wenn persönlicher Stauraum vorhanden ist und die Regel konsequent gelebt wird.

Desk Sharing spart Fläche und fördert Begegnungen. Aber nur wenn Möbel, Stauraum, Akustik und Regeln stimmen. Wer nur Schreibtische reduziert ohne das Drumherum zu durchdenken, bekommt kein New Work Büro sondern Unordnung mit weniger Plätzen.

Modernes Büro mit Desk Sharing Setup und akustischen Tischtrennwänden.

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Kurzfassung: Desk Sharing braucht vier Dinge: neutrale Schreibtische mit guter Technikausstattung, persönliche Schließfächer für jeden Mitarbeitenden, eine gelebte Clean Desk Policy und ausreichend Alternativzonen für fokussiertes Arbeiten und Telefonate.

6 bis 7Schreibtische reichen für 10 Mitarbeitende bei 60 bis 70 Prozent Anwesenheit

Clean Deskohne diese Regel funktioniert Desk Sharing auf Dauer nicht

1 Schließfachpro Person ist Pflicht, kein Nice to have

Grundlagen

Was ist Desk Sharing und wann lohnt es sich?

Desk Sharing bedeutet: Schreibtische werden nicht fest zugewiesen, sondern täglich oder wochenweise gebucht. Da in hybriden Arbeitszeitmodellen nicht alle gleichzeitig im Büro sind, braucht man weniger Tische als Mitarbeitende. Das spart Fläche, Mietkosten und Betriebskosten.

Desk Sharing lohnt sich, wenn die Anwesenheitsquote dauerhaft unter 80 Prozent liegt. Wer täglich alle Mitarbeitenden erwartet, braucht weiterhin feste Plätze. Wer aber mit Hybridarbeit, Außendienst oder Teilzeit arbeitet, kann mit Desk Sharing deutlich effizienter planen.

Wichtig: Desk Sharing ist kein Sparmodell, das man einfach einführt. Es ist ein Arbeitskonzept, das nur dann funktioniert, wenn Mitarbeitende die nötige Infrastruktur haben und die Regeln gelebt werden. Wer nur Schreibtische abbaut, bekommt Widerstand. Wer das Konzept komplett durchdenkt, bekommt ein besseres Büro.

Planung

Planung: Wie viele Plätze brauche ich wirklich?

Die häufigste Fehlplanung beim Desk Sharing: zu wenige Tische oder zu wenige Alternativzonen. Beides führt zu Frustration.

Anwesenheitsquote	Schreibtische pro 10 Personen	Empfehlung
90 bis 100 Prozent	9 bis 10	Feste Zuweisung sinnvoller
70 bis 80 Prozent	7 bis 8	Desk Sharing mit kleinem Puffer
50 bis 70 Prozent	6 bis 7	Klassisches Desk Sharing Verhältnis
Unter 50 Prozent	4 bis 6	Nur mit Buchungssystem planbar

Lounge-Bereiche, Telefonboxen und Besprechungsräume zählen als Alternativarbeitsplätze mit. Wer diese mitrechnet, kann die Schreibtischquote noch weiter senken ohne Engpässe zu riskieren.

Planungstipp: Immer einen Puffer von mindestens 10 Prozent mehr Plätzen als die reine Rechnung ergibt. Krankenstand, unerwartete Präsenztage und Onboarding neuer Mitarbeitender brauchen Reserve.

Schreibtisch

Der richtige Schreibtisch für Desk Sharing

Nicht jeder Schreibtisch eignet sich für Desk Sharing. Was gebraucht wird: ein neutrales, robustes Modell ohne persönliche Elemente, mit guter Technikintegration und idealerweise elektrischer Höhenverstellung. Denn beim Desk Sharing sitzt nicht immer dieselbe Person auf dem Platz.

Empfehlung für Desk Sharing

eModel 2.0 Workbench

Elektrisch höhenverstellbarer Doppelschreibtisch. Jeder Mitarbeitende stellt die Tischhöhe auf sich ein. Integriertes Kabelmanagement, robuste Oberfläche. Ideal für Reihen und Bench-Setups im Großraumbüro.

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Was ein Desk Sharing Schreibtisch können muss

Höhenverstellung ist beim Desk Sharing besonders wichtig, weil unterschiedliche Personen unterschiedliche Körpergrößen haben. Ein fester Tisch auf Standard-72-Zentimeter-Höhe passt nicht für alle gleich gut. Elektrische Höhenverstellung löst das mit einem Knopfdruck.

Dazu gehört integriertes Kabelmanagement: Wer täglich seinen Laptop anschließt, braucht einen klaren, schnellen Weg vom Gerät zur Steckdose. Lose Kabel auf der Tischfläche sind beim Desk Sharing das häufigste visuelle Chaos-Signal.

Alle Schreibtische aus unserem Schreibtisch-Sortiment eignen sich grundsätzlich für Desk Sharing. Für große Büros empfehlen wir Bench-Systeme, weil sie effizient Fläche nutzen und ein einheitliches Erscheinungsbild schaffen.

Persönlicher Stauraum

Persönlicher Stauraum: Schließfächer und Organizer

Das ist der am häufigsten unterschätzte Aspekt beim Desk Sharing. Wer Mitarbeitenden keinen persönlichen Stauraum gibt, zwingt sie dazu, alles täglich von und zur Arbeit zu tragen oder illegal persönliche Zonen auf dem Schreibtisch zu schaffen. Beides funktioniert nicht.

Persönlicher Stauraum

Choice Schließfachschrank

Narbutas. Abschließbares Fach pro Person, verschiedene Konfigurationen. Für Jacken, Taschen, persönliche Gegenstände und alles, was nicht auf den Schreibtisch gehört.

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Tägliches Setup

Gustav Original Desk Organizer

Laptopständer und Organizer in einem. Das persönliche Setup schnell aufgebaut, am Ende des Tages wieder eingepackt. Ideal für ein sauberes, schnelles Morgenritual am neuen Platz.

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Das persönliche Desk Sharing Set

Was jede Person beim Desk Sharing täglich mitbringt: Laptop, Headset, Ladekabel. Was der Arbeitsplatz bereitstellt: Monitor, Tastatur, Maus, Dockingstation. Was das Set ergänzt: ein kompakter Organizer, eine Schreibtischunterlage und ein Schließfach für alles andere.

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Zonen

Zonen im Büro: mehr als nur Schreibtische

Ein reines Desk Sharing Büro mit nur Schreibtischen scheitert in der Praxis. Mitarbeitende brauchen unterschiedliche Umgebungen für unterschiedliche Aufgaben. Wer keine Rückzugsmöglichkeiten anbietet, bekommt keine Akzeptanz für das Konzept.

TwistSit Soft Loungestuhl im modernen Büro

Lounge Zone

Entspannte Arbeitsbereiche für informellen Austausch

Loungezonen ersetzen nicht den Schreibtisch, aber sie ergänzen ihn. Kurze Abstimmungen, informelle Gespräche, kreatives Denken: das funktioniert in einem bequemen Sessel besser als am steifen Bürotisch. Loungemöbel signalisieren ausserdem, dass das Büro mehr ist als ein Ort zum Sitzen und Tippen.

Loungemöbel ansehen

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Telefonboxen: die meistunterschätzte Zone

Im offenen Büro ist ein ruhiges Telefonat fast unmöglich. Telefonboxen lösen das: schallisoliert, klein, sofort nutzbar. Wer im Desk Sharing Büro Telefonboxen hat, reduziert den Lärmpegel im gesamten Büro und schafft einen echten Mehrwert für alle Mitarbeitenden.

Telefonboxen ansehen

Welche Zonen ein Desk Sharing Büro braucht

Zone	Zweck	Anteil an Gesamtfläche
Schreibtischbereich	Fokussiertes Einzelarbeiten	50 bis 60 Prozent
Besprechungsräume	Teamarbeit, Meetings	15 bis 20 Prozent
Lounge und Kommunikation	Informeller Austausch, kurze Abstimmungen	10 bis 15 Prozent
Telefonboxen und Focus Rooms	Vertrauliche Gespräche, Konzentration	5 bis 10 Prozent
Küche und Pausenbereich	Erholung, soziale Interaktion	5 bis 10 Prozent

Clean Desk Policy

Clean Desk Policy: so funktioniert sie wirklich

Eine Clean Desk Policy bedeutet: Am Ende jedes Arbeitstages räumt jeder Mitarbeitende den Schreibtisch vollständig leer. Persönliches ins Schließfach, Arbeitsmaterial ebenfalls. Der Tisch bleibt für die nächste Person neutral und sauber.

Schließfach zuweisen

Jede Person bekommt ein persönliches, abschließbares Fach vor Einführung des Desk Sharings.

Regeln kommunizieren

Was darf auf dem Tisch stehen, was muss weg. Schriftlich und im Team besprechen.

Infrastruktur schaffen

Genug Schließfächer, Buchungssystem, Technik an jedem Platz. Keine Ausreden ermöglichen.

Konsequent leben

Führungskräfte gehen voran. Was nicht eingehalten wird, wird freundlich angesprochen.

Die häufigste Ursache für das Scheitern der Clean Desk Policy: Mitarbeitende haben keinen persönlichen Stauraum, also lassen sie Dinge auf dem Tisch. Die Lösung ist nicht mehr Kontrolle, sondern mehr Infrastruktur. Ein Schließfach pro Person ist keine Investition sondern Voraussetzung.

Für Unternehmen in Österreich: Desk Sharing hat auch datenschutzrechtliche Implikationen. Vertrauliche Unterlagen müssen sicher aufbewahrt werden. Ein abschließbares Schließfach erfüllt diese Anforderung, ein offener Rollcontainer tut es nicht. Beim Einführen von Desk Sharing lohnt sich eine kurze Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten.

FAQ

Häufige Fragen

Was ist Desk Sharing? ▾

Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Mitarbeitende eine begrenzte Anzahl an Schreibtischen. Da nicht alle gleichzeitig im Büro sind, werden Arbeitsplätze flexibel gebucht statt fest zugewiesen. Das spart Fläche, erfordert aber klare Regeln, geeignete Möbel und persönliche Stauraumlösungen für jeden Mitarbeitenden.

Wie viele Schreibtische brauche ich beim Desk Sharing? ▾

Die Faustregel: 6 bis 7 Schreibtische für 10 Mitarbeitende bei einer Anwesenheitsquote von 60 bis 70 Prozent. Wichtig: Immer Puffer einplanen und Meetingräume sowie Lounge-Bereiche als Alternativarbeitsplätze mitrechnen.

Was braucht jeder Mitarbeitende beim Desk Sharing? ▾

Jeder Mitarbeitende braucht ein persönliches abschließbares Schließfach. Dazu ein mobiles Setup mit allem, was täglich gebraucht wird: Laptop, Headset, Maus und ein kompakter Organizer. Der Schreibtisch selbst stellt Monitor, Tastatur, Dockingstation und Kabelmanagement bereit.

Wie halte ich einen Desk Sharing Arbeitsplatz sauber? ▾

Die wichtigste Regel ist die Clean Desk Policy. Jeder Mitarbeitende räumt am Ende des Tages alles vom Tisch. Persönliches kommt ins Schließfach, nichts bleibt auf dem Tisch. Das funktioniert nur wenn persönlicher Stauraum vorhanden ist und die Regel konsequent gelebt wird.

Brauche ich ein Buchungssystem für Desk Sharing? ▾

Bei weniger als 20 Mitarbeitenden funktioniert oft auch eine einfache Tabelle oder ein physisches Board. Ab 20 bis 30 Personen lohnt sich ein digitales Buchungssystem. Es schafft Planbarkeit, verhindert Konflikte und gibt der Führungsebene Überblick über die tatsächliche Anwesenheit.

Wie reagiere ich auf Widerstand gegen Desk Sharing? ▾

Widerstand entsteht fast immer aus denselben Gründen: Angst vor dem Verlust des persönlichen Platzes, fehlende Infrastruktur oder schlechte Kommunikation. Die Antwort ist selten mehr Überzeugungsarbeit, sondern bessere Vorbereitung. Genug Schließfächer, klare Regeln, gute Technik an jedem Platz und Mitarbeitende in die Planung einbeziehen lösen die meisten Einwände.

Sie planen Desk Sharing in Ihrem Unternehmen oder möchten bestehende Büroflächen effizienter nutzen? Wir beraten kostenlos und liefern österreichweit.

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