Desk Sharing einrichten
was wirklich funktioniert
Desk Sharing spart Fläche und fördert Begegnungen. Aber nur wenn Möbel, Stauraum, Akustik und Regeln stimmen. Wer nur Schreibtische reduziert ohne das Drumherum zu durchdenken, bekommt kein New Work Büro sondern Unordnung mit weniger Plätzen.
Modernes Büro mit Desk Sharing Setup und akustischen Tischtrennwänden.
Was ist Desk Sharing und wann lohnt es sich?
Desk Sharing bedeutet: Schreibtische werden nicht fest zugewiesen, sondern täglich oder wochenweise gebucht. Da in hybriden Arbeitszeitmodellen nicht alle gleichzeitig im Büro sind, braucht man weniger Tische als Mitarbeitende. Das spart Fläche, Mietkosten und Betriebskosten.
Desk Sharing lohnt sich, wenn die Anwesenheitsquote dauerhaft unter 80 Prozent liegt. Wer täglich alle Mitarbeitenden erwartet, braucht weiterhin feste Plätze. Wer aber mit Hybridarbeit, Außendienst oder Teilzeit arbeitet, kann mit Desk Sharing deutlich effizienter planen.
Wichtig: Desk Sharing ist kein Sparmodell, das man einfach einführt. Es ist ein Arbeitskonzept, das nur dann funktioniert, wenn Mitarbeitende die nötige Infrastruktur haben und die Regeln gelebt werden. Wer nur Schreibtische abbaut, bekommt Widerstand. Wer das Konzept komplett durchdenkt, bekommt ein besseres Büro.
Planung: Wie viele Plätze brauche ich wirklich?
Die häufigste Fehlplanung beim Desk Sharing: zu wenige Tische oder zu wenige Alternativzonen. Beides führt zu Frustration.
| Anwesenheitsquote | Schreibtische pro 10 Personen | Empfehlung |
|---|---|---|
| 90 bis 100 Prozent | 9 bis 10 | Feste Zuweisung sinnvoller |
| 70 bis 80 Prozent | 7 bis 8 | Desk Sharing mit kleinem Puffer |
| 50 bis 70 Prozent | 6 bis 7 | Klassisches Desk Sharing Verhältnis |
| Unter 50 Prozent | 4 bis 6 | Nur mit Buchungssystem planbar |
Lounge-Bereiche, Telefonboxen und Besprechungsräume zählen als Alternativarbeitsplätze mit. Wer diese mitrechnet, kann die Schreibtischquote noch weiter senken ohne Engpässe zu riskieren.
Der richtige Schreibtisch für Desk Sharing
Nicht jeder Schreibtisch eignet sich für Desk Sharing. Was gebraucht wird: ein neutrales, robustes Modell ohne persönliche Elemente, mit guter Technikintegration und idealerweise elektrischer Höhenverstellung. Denn beim Desk Sharing sitzt nicht immer dieselbe Person auf dem Platz.
eModel 2.0 Workbench
Elektrisch höhenverstellbarer Doppelschreibtisch. Jeder Mitarbeitende stellt die Tischhöhe auf sich ein. Integriertes Kabelmanagement, robuste Oberfläche. Ideal für Reihen und Bench-Setups im Großraumbüro.
eModel 2.0 Workbench ansehenWas ein Desk Sharing Schreibtisch können muss
Höhenverstellung ist beim Desk Sharing besonders wichtig, weil unterschiedliche Personen unterschiedliche Körpergrößen haben. Ein fester Tisch auf Standard-72-Zentimeter-Höhe passt nicht für alle gleich gut. Elektrische Höhenverstellung löst das mit einem Knopfdruck.
Dazu gehört integriertes Kabelmanagement: Wer täglich seinen Laptop anschließt, braucht einen klaren, schnellen Weg vom Gerät zur Steckdose. Lose Kabel auf der Tischfläche sind beim Desk Sharing das häufigste visuelle Chaos-Signal.
Alle Schreibtische aus unserem Schreibtisch-Sortiment eignen sich grundsätzlich für Desk Sharing. Für große Büros empfehlen wir Bench-Systeme, weil sie effizient Fläche nutzen und ein einheitliches Erscheinungsbild schaffen.
Persönlicher Stauraum: Schließfächer und Organizer
Das ist der am häufigsten unterschätzte Aspekt beim Desk Sharing. Wer Mitarbeitenden keinen persönlichen Stauraum gibt, zwingt sie dazu, alles täglich von und zur Arbeit zu tragen oder illegal persönliche Zonen auf dem Schreibtisch zu schaffen. Beides funktioniert nicht.
Choice Schließfachschrank
Narbutas. Abschließbares Fach pro Person, verschiedene Konfigurationen. Für Jacken, Taschen, persönliche Gegenstände und alles, was nicht auf den Schreibtisch gehört.
Schliessfach ansehen
Gustav Original Desk Organizer
Laptopständer und Organizer in einem. Das persönliche Setup schnell aufgebaut, am Ende des Tages wieder eingepackt. Ideal für ein sauberes, schnelles Morgenritual am neuen Platz.
Organizer ansehen
Das persönliche Desk Sharing Set
Was jede Person beim Desk Sharing täglich mitbringt: Laptop, Headset, Ladekabel. Was der Arbeitsplatz bereitstellt: Monitor, Tastatur, Maus, Dockingstation. Was das Set ergänzt: ein kompakter Organizer, eine Schreibtischunterlage und ein Schließfach für alles andere.
Zonen im Büro: mehr als nur Schreibtische
Ein reines Desk Sharing Büro mit nur Schreibtischen scheitert in der Praxis. Mitarbeitende brauchen unterschiedliche Umgebungen für unterschiedliche Aufgaben. Wer keine Rückzugsmöglichkeiten anbietet, bekommt keine Akzeptanz für das Konzept.
Entspannte Arbeitsbereiche für informellen Austausch
Loungezonen ersetzen nicht den Schreibtisch, aber sie ergänzen ihn. Kurze Abstimmungen, informelle Gespräche, kreatives Denken: das funktioniert in einem bequemen Sessel besser als am steifen Bürotisch. Loungemöbel signalisieren ausserdem, dass das Büro mehr ist als ein Ort zum Sitzen und Tippen.
Loungemöbel ansehenTelefonboxen: die meistunterschätzte Zone
Im offenen Büro ist ein ruhiges Telefonat fast unmöglich. Telefonboxen lösen das: schallisoliert, klein, sofort nutzbar. Wer im Desk Sharing Büro Telefonboxen hat, reduziert den Lärmpegel im gesamten Büro und schafft einen echten Mehrwert für alle Mitarbeitenden.
Telefonboxen ansehenWelche Zonen ein Desk Sharing Büro braucht
| Zone | Zweck | Anteil an Gesamtfläche |
|---|---|---|
| Schreibtischbereich | Fokussiertes Einzelarbeiten | 50 bis 60 Prozent |
| Besprechungsräume | Teamarbeit, Meetings | 15 bis 20 Prozent |
| Lounge und Kommunikation | Informeller Austausch, kurze Abstimmungen | 10 bis 15 Prozent |
| Telefonboxen und Focus Rooms | Vertrauliche Gespräche, Konzentration | 5 bis 10 Prozent |
| Küche und Pausenbereich | Erholung, soziale Interaktion | 5 bis 10 Prozent |
Clean Desk Policy: so funktioniert sie wirklich
Eine Clean Desk Policy bedeutet: Am Ende jedes Arbeitstages räumt jeder Mitarbeitende den Schreibtisch vollständig leer. Persönliches ins Schließfach, Arbeitsmaterial ebenfalls. Der Tisch bleibt für die nächste Person neutral und sauber.
Die häufigste Ursache für das Scheitern der Clean Desk Policy: Mitarbeitende haben keinen persönlichen Stauraum, also lassen sie Dinge auf dem Tisch. Die Lösung ist nicht mehr Kontrolle, sondern mehr Infrastruktur. Ein Schließfach pro Person ist keine Investition sondern Voraussetzung.
Häufige Fragen
Was ist Desk Sharing? ▾
Wie viele Schreibtische brauche ich beim Desk Sharing? ▾
Was braucht jeder Mitarbeitende beim Desk Sharing? ▾
Wie halte ich einen Desk Sharing Arbeitsplatz sauber? ▾
Brauche ich ein Buchungssystem für Desk Sharing? ▾
Wie reagiere ich auf Widerstand gegen Desk Sharing? ▾
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