Die wichtigsten Begriffe der Büroplanung erklärt
Büroplanung, Flächenplanung, Activity Based Working – wer ein Büro einrichten oder neu gestalten möchte, begegnet schnell einer Vielzahl von Fachbegriffen. Dieser Ratgeber erklärt die wichtigsten davon verständlich und praxisnah. Damit Sie bei der nächsten Besprechung mit Planern, Architekten oder Möbellieferanten mitreden können – und bessere Entscheidungen treffen.
Grundlagen der Büroplanung
Bevor ein einziges Möbelstück bestellt wird, steht die Planung. Und die beginnt mit dem richtigen Vokabular.
Das Bürokonzept ist das übergeordnete Planungsdokument. Es legt fest, wie Flächen genutzt werden, welche Arbeitsbereiche es gibt und wie die Umgebung die Arbeitsweise des Unternehmens unterstützt. Ein Bürokonzept beantwortet die Frage: Wie wollen wir arbeiten – und wie muss das Büro das ermöglichen?
Die Flächenplanung legt fest, wie viel Quadratmeter für welche Nutzung eingeplant werden. Sie berücksichtigt gesetzliche Mindestanforderungen, die Anzahl der Mitarbeiter und die gewünschten Arbeitsbereiche. In Österreich schreibt die Arbeitsstättenverordnung mindestens 8 m² pro Arbeitsplatz vor.
Der Arbeitsplatztyp beschreibt die Art eines Arbeitsplatzes: fester Einzelschreibtisch, geteilter Schreibtisch (Desk Sharing), Steharbeitsplatz, Lounge-Platz oder temporärer Projekttisch. Die Mischung der Arbeitsplatztypen ist eine zentrale Entscheidung jeder Büroplanung.
Bevor ein neues Bürokonzept entwickelt wird, analysiert man die tatsächliche Nutzung des bestehenden Büros. Welche Bereiche werden wie oft genutzt? Wie viele Mitarbeiter sind gleichzeitig anwesend? Die Nutzungsanalyse liefert die Datenbasis für alle weiteren Planungsentscheidungen.
Die Layoutplanung überträgt das Bürokonzept auf den konkreten Grundriss. Sie legt fest, wo welche Bereiche platziert werden, wie Verkehrswege verlaufen und wie Möbel angeordnet sind. Ein gutes Layout minimiert Laufwege, trennt ruhige von kommunikativen Bereichen und berücksichtigt Fluchtwege.
Das Möblierungskonzept ist die konkrete Auswahl und Anordnung der Möbel im Grundriss. Es entsteht nach der Layoutplanung und berücksichtigt Ergonomie, Ästhetik, Budget und die Anforderungen der verschiedenen Arbeitsbereiche.
Zonen und Funktionsbereiche
Ein modernes Büro besteht nicht nur aus Schreibtischen. Die Einteilung in unterschiedliche Zonen ist das Herzstück jeder zeitgemäßen Büroplanung.
Ruhige Bereiche für konzentriertes Einzelarbeiten. Kein Durchgangsverkehr, optional mit Trennwänden oder Sichtschutz. Hier gilt: kein Telefonieren, keine lauten Gespräche.
Offene Bereiche für kurze Absprachen, spontane Gespräche und informellen Austausch. Zentral gelegen, mit flexiblen Möbeln die sich schnell umstellen lassen.
Abgetrennte oder halboffene Bereiche für Teamarbeit und Projektarbeit. Ausgestattet mit Whiteboards, Bildschirmen und flexiblen Tischen für mehrere Personen.
Vollständig abgeschlossene oder schallgedämmte Bereiche für Telefonate, Videokonferenzen oder vertrauliche Gespräche. Phone Boxes sind die kompakteste Form.
Zonierung bezeichnet die strukturierte Einteilung des Büros in verschiedene Funktionsbereiche. Eine gute Zonierung sorgt dafür, dass laute und ruhige Bereiche nicht in Konflikt geraten und jeder Mitarbeiter je nach Aufgabe den passenden Ort findet.
Flächen, die für verschiedene Zwecke genutzt werden können – zum Beispiel ein Besprechungsraum, der morgens als Workshop-Raum und nachmittags als Lounge dient. Multifunktionale Flächen erhöhen die Flächeneffizienz und ermöglichen flexible Nutzungskonzepte.
Raumakustik – oft vergessen, immer entscheidend
Lärm ist einer der größten Produktivitätskiller im Büro. Trotzdem wird Raumakustik bei der Büroplanung oft als letztes Thema behandelt – mit teuren Konsequenzen.
Raumakustik beschreibt das akustische Verhalten eines Raums – wie Schall entsteht, sich ausbreitet und wie lange er nachhallt. Eine gute Raumakustik sorgt dafür, dass man sich im Büro verständigen kann, ohne dabei die Kollegen zu stören.
Schallabsorption bezeichnet die Fähigkeit von Oberflächen oder Materialien, Schallenergie aufzunehmen und in Wärme umzuwandeln. Akustikpaneele, Teppiche, Vorhänge und Polstermöbel absorbieren Schall und reduzieren den Nachhall im Raum.
Schallisolation verhindert, dass Schall von einem Raum in den nächsten dringt. Das erfordert bauliche Maßnahmen wie schwere Wände, Doppelverglasung oder spezielle Türen. Schallisolation und Schallabsorption werden häufig verwechselt – es sind jedoch grundlegend unterschiedliche Maßnahmen.
Die Nachhallzeit beschreibt, wie lange ein Schallsignal im Raum nachhallt, nachdem die Schallquelle verstummt ist. Sie wird in Sekunden gemessen. Für Büroräume empfiehlt die ÖNORM eine Nachhallzeit von unter 0,6 Sekunden. In Räumen mit vielen harten Oberflächen kann sie deutlich höher liegen.
Akustische Zonierung bedeutet, Bereiche mit unterschiedlichen Lärmleveln bewusst voneinander zu trennen. Ruhige Fokuszonen werden möglichst weit von lauten Kommunikationsbereichen entfernt geplant – und zusätzlich durch schallabsorbierende Trennelemente oder bauliche Maßnahmen geschützt.
Raumklima und Beleuchtung
Temperatur, Luftqualität und Licht beeinflussen Konzentration, Wohlbefinden und Gesundheit maßgeblich. In Österreich sind sie durch die Arbeitsstättenverordnung geregelt.
Raumklima umfasst Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Luftqualität und Luftbewegung. Ein gutes Raumklima ist Voraussetzung für konzentriertes Arbeiten. Zu warme, trockene oder schlecht belüftete Räume führen nachweislich zu Müdigkeit, Kopfschmerzen und sinkender Produktivität.
Luftqualität bezieht sich auf den CO₂-Gehalt, den Feinstaubanteil und mögliche Schadstoffe in der Raumluft. In schlecht belüfteten Büros steigt der CO₂-Gehalt schnell an – und mit ihm Müdigkeit und Konzentrationsprobleme. Regelmäßiges Lüften oder eine kontrollierte Raumlüftungsanlage ist deshalb ein wichtiger Planungsaspekt.
Beleuchtung in der Büroplanung umfasst sowohl die Grundbeleuchtung des Raums als auch die Arbeitsplatzbeleuchtung. Sie muss blendfrei, farbneutral und flimmerfrei sein. Gute Beleuchtung schützt die Augen, verbessert die Konzentration und beeinflusst das Wohlbefinden.
Die Beleuchtungsstärke wird in Lux gemessen und gibt an, wie viel Licht auf eine Fläche trifft. Für Büroarbeitsplätze schreibt die österreichische Arbeitsstättenverordnung mindestens 500 Lux vor.
Blendung entsteht, wenn eine Lichtquelle zu hell oder ungünstig positioniert ist. Direktblendung durch Leuchten oder indirekte Blendung durch Spiegelungen auf dem Monitor führen zu Augenbelastung. In der Büroplanung wird Blendung durch die richtige Auswahl und Positionierung von Leuchten sowie durch Sonnenschutzsysteme vermieden.
Tageslichtnutzung beschreibt die Planung von Arbeitsbereichen so, dass möglichst viel natürliches Licht genutzt wird. Tageslicht verbessert das Wohlbefinden, spart Energie und ist gesetzlich vorgeschrieben: Fenster müssen mindestens 10 % der Bodenfläche entsprechen.
New Work und moderne Arbeitskonzepte
Die Art wie wir arbeiten hat sich verändert. Büros sind nicht mehr primär Orte der Pflicht, sondern Orte der Zusammenarbeit, Kreativität und Begegnung. Diese Entwicklung hat eine eigene Begriffswelt hervorgebracht.
New Work ist ein Überbegriff für moderne Arbeitskonzepte, die auf Selbstbestimmung, Flexibilität und Sinnhaftigkeit setzen. In der Büroplanung bedeutet New Work: weg vom festen Schreibtisch, hin zu flexiblen Bereichen die unterschiedliche Arbeitsweisen unterstützen.
Working
Activity Based Working (ABW) bedeutet: Mitarbeiter wählen je nach Tätigkeit den passenden Bereich. Konzentrierte Arbeit in der Fokuszone, Teamarbeit im Kollaborationsbereich, Telefonate im Rückzugsraum. Feste Schreibtische entfallen. Die Fläche wird effizienter genutzt.
Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Mitarbeiter einen Schreibtisch. Das setzt voraus, dass Arbeitsmittel persönlich verstaut werden können und der Schreibtisch nach jeder Nutzung aufgeräumt hinterlassen wird. Desk Sharing ermöglicht eine deutliche Reduktion der benötigten Arbeitsplätze.
Hybrid Work beschreibt die Kombination von Büro- und Homeoffice-Arbeit. Für die Büroplanung hat das direkte Konsequenzen: Nicht alle Mitarbeiter sind gleichzeitig anwesend, weshalb weniger feste Schreibtische und mehr flexible Bereiche benötigt werden.
Der Planungsprozess – von der Analyse bis zur Umsetzung
Die Bedarfsanalyse ermittelt, was das Büro leisten muss: Wie viele Mitarbeiter arbeiten wann vor Ort? Welche Arbeitstätigkeiten überwiegen? Welche besonderen Anforderungen gibt es? Sie ist die Grundlage für alle weiteren Planungsentscheidungen.
Flächenoptimierung bedeutet, vorhandene Flächen effizienter zu nutzen – ohne zwingend mehr Quadratmeter zu brauchen. Durch multifunktionale Bereiche, Desk Sharing und eine durchdachte Zonierung lässt sich oft deutlich mehr aus einem Büro herausholen.
Die Layoutplanung überträgt das Konzept auf den konkreten Grundriss. Verkehrswege, Zonen, Möbelanordnung und technische Anschlüsse werden so geplant, dass sie optimal zusammenwirken.
Das Möblierungskonzept wählt konkrete Möbel aus und ordnet sie im Grundriss an. Es berücksichtigt Ergonomie, Ästhetik, Budget und die Anforderungen der verschiedenen Arbeitsbereiche.
Die IT-Infrastruktur umfasst alle technischen Grundlagen: Netzwerkanschlüsse, WLAN-Abdeckung, Steckdosen, Konferenztechnik und Buchungssysteme für flexible Arbeitsplätze. Sie muss von Beginn an mitgeplant werden – nachträgliche Änderungen sind aufwändig und teuer.
Change Management bezeichnet die systematische Begleitung von Mitarbeitern durch Veränderungsprozesse. Ein neues Bürokonzept – besonders wenn es von festen Schreibtischen auf Activity Based Working umstellt – erfordert Kommunikation, Partizipation und Zeit. Ohne Change Management scheitern viele gut geplante Büroprojekte an der mangelnden Akzeptanz der Mitarbeiter.
Ein gutes Büro entsteht nicht durch die Summe guter Möbel, sondern durch ein durchdachtes Konzept, das Menschen und ihre Arbeit in den Mittelpunkt stellt.
Büroplanung ist mehr als Grundrisszeichnen. Sie ist die Übersetzung einer Unternehmenskultur in Raum. Die hier erklärten Begriffe sind das Handwerkszeug dafür – ob Sie selbst planen oder mit Fachplanern zusammenarbeiten. Wer die Sprache der Büroplanung versteht, trifft bessere Entscheidungen, stellt die richtigen Fragen und erhält am Ende ein Büro, das wirklich funktioniert.
